Boas práticas para um controle de custos estratégico

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Na busca por economizar mais, uma empresa pode procurar uma série de estratégias com foco na execução de suas atividades. No entanto, é importante entender que realizar esses processos sem avaliar qual é o impacto que eles podem causar é bastante irresponsável. Sendo assim, utilizar ferramentas como o controle de custos pode ser uma boa solução.

É claro que a empresa pode encontrar algumas dificuldades de entender realmente o que é controlar os custos e como executar esse processo. Por isso, nesse texto, eu vou explicar para você algumas das principais informações sobre esse procedimento. Confira!

O que é controle de custos?

De maneira geral, o controle de custos é o conjunto de estratégias que têm como objetivo gerenciar e diminuir os processos da empresa que geram algum gasto desnecessário. Sendo assim, é importante não confundir custos com despesas.

Os custos são tudo aquilo que é usado para a fabricação de produtos ou serviços do negócio, envolvendo a matéria-prima, o salário dos funcionários responsáveis pela produção etc. Já as despesas são tudo o que é desembolsado para a manutenção dos processos da companhia, por exemplo, investimento em marketing, assinatura de jornais e revistas para a empresa, entre outros.

Qual é a importância?

Não é incomum que a tarefa de controlar os custos faça parte da logística ou financeiro, no entanto, outros setores também devem estar atentos às estratégias para controlar os seus gastos.

Logo, a importância de implementar esse procedimento é que ele garante um melhor conhecimento do negócio, fornecendo boas informações sobre as condições financeiras para que a gestão tome decisões mais acertadas. Além de melhorar a qualidade e a eficiência daquilo que é realizado, gera mais lucro sem a necessidade de aumentar os preços daquilo que é oferecido e de aumentar o faturamento.

Como começar a cortar os custos da sua empresa?

Vamos acompanhar agora algumas dicas de como é possível cortar os custos da sua empresa. Confira!

Avaliações periódicas

Não dá para fazer cortes nos processos da sua empresa sem saber exatamente o porquê disso. As análises periódicas estarão aí justamente para auxiliar a entender como os recursos são gastos.

Com esse intuito, fazer reuniões regulares, relatórios de gastos e manter um histórico com as saídas da companhia é um bom começo. Lembrando que o objetivo não é apenas cortar os custos, mas identificar quais são suas verdadeiras necessidades.

Automatização de processos

A automatização de determinados processos pode ser um grande auxiliar na redução de custos. Algumas etapas que são feitas por um número X de colaboradores podem ser gerenciadas por apenas uma pessoa, o que também proporciona mais agilidade na execução das atividades. Para facilitar a automatização, a empresa pode investir em algumas ferramentas, como:

  • ERP (Enterprise Resource Planning): um recurso que possibilita ao negócio integrar os setores e monitorá-las de um só lugar;
  • nuvem: hoje em dia, há muitos sistemas na nuvem feitos exclusivamente para armazenar todos os tipos de arquivos. Além da grande capacidade de espaço, eles proporcionam mais acesso.

Redução de desperdícios

Aqui, não é só avaliar o que está gastando mais, mas também quais processos que, ao serem reduzidos, não afetarão aquilo que é entregue pelo empreendimento. Por exemplo, examinar se parar de usar um determinado material influenciará na qualidade dos produtos ou serviços.

Realização de parcerias

Uma forma de economizar na aquisição de matéria-prima e outros materiais é realizar parcerias tanto com empresas que produzem aquilo de que você necessita quanto com concorrentes. A união, nesse caso, é para fazer negociações coletivas com os fornecedores a fim de diminuir o preço.

Terceirização

A terceirização pode ser uma ótima alternativa de obter qualidade na execução de tarefas, visto que serão contratadas pessoas especializadas de outras empresas por um custo menor. Nesse caso, é bom analisar bem quais processos que podem ser terceirizados e se o custo será menor que ter uma equipe própria.

Como fazer um controle mais estratégico de seus custos?

Aqui, vamos acompanhar algumas dicas de como você pode melhorar o seu controle de custos. Entenda.

Tenha pensamento estratégico

O pensamento estratégico é mais que desenvolver planejamentos para as questões da empresa: é a capacidade de analisar e organizar todas as ações para que elas atinjam o resultado esperado. Portanto, para o controle de custos, é fundamental utilizá-lo como ponto de partida para a execução das operações financeiras.

Seja flexível

Cada empresa tem uma maneira de trabalhar e também uma necessidade. Sendo assim, é preciso procurar por contratos com fornecedores que tragam flexibilidade para, caso houver alguma mudança (redução ou ampliação de pedidos), elas possam ser feitas sem burocracias.

Defina objetivos

No pensamento estratégico, será necessário avaliar os processos da empresa. Esse é um bom momento para analisar os objetivos e até pensar em novos. Isso será muito útil na hora de estudar a redução de custos, pois mostra até onde a empresa pode reduzir sem alterar seu planejamento ou mesmo quanto de recurso há disponível para tornar os objetivos reais.

Mapeie os processos

Essa é uma atitude que pode gerar informações bastante valiosas não só porque ajuda a encontrar aquilo que gera mais gastos do que o necessário, mas também porque melhora a maneira como a empresa executa suas atividades.

Como implementar um programa completo de controle de custo?

Não é incomum que a primeira estratégia, quando se fala em controlar os custos, seja aumentar os preços de seus produtos. O problema é que, além de ser uma atitude bastante precipitada, ainda pode prejudicar a empresa em um médio e longo prazo, diminuindo as vendas.

Por isso, para implementar um controle de custos efetivo, é fundamental criar uma rotina de avaliações e cálculos dos gastos do empreendimento de uma maneira geral. Para isso, utilizar planilhas para registrar as operações e também fazer relatórios é uma ótima forma de desenvolver um programa de controle. Além, é claro, de utilizar as estratégias que informei nos tópicos anteriores.

Espero que este texto tenha esclarecido os principais pontos do controle de custos. Lembrando que esse é um procedimento fundamental para melhorar o gerenciamento dos recursos e conhecimento dos gastos.

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