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Controle de fornecedores: aprenda como fazer uma gestão eficiente!

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Dois dos mais importantes elos de uma empresa são os clientes e os fornecedores. Os segundos merecem uma atenção especial, pois eles são tão determinantes para o sucesso do negócio quanto os primeiros. O controle de fornecedores, entretanto, pode se tornar complicado devido ao grande número de itens a serem gerenciados.

Afinal, todo empreendedor espera que as mercadorias sejam entregues dentro do prazo previsto. Mais do que isso, é necessário que o transporte apresente as características relacionadas a cada tipo de produto. Ao atender a essas e outras expectativas, os fornecedores se transformam em parceiros.

Porém, o nível máximo de qualidade depende de uma boa gestão. Se você desconhece as melhores práticas de controle de fornecedores, continue a leitura para descobri-las!

Avalie o histórico do fornecedor

A melhor maneira de saber se um fornecedor está apto a trabalhar ao lado de sua empresa é analisar a reputação dele no mercado. Caso haja falhas de serviço relacionadas a outros clientes, é bastante provável que o mesmo aconteça com você.

Portanto, solicitar algumas referências a cada fornecedor é fundamental para se evitar problemas futuros. Em muitos casos, é comum que os clientes da lista não trabalhem mais com aquele empreendimento.

Então, aproveite o contato com os outros negócios para conhecer os motivos da troca de parceiros. O momento também é propício para confirmar a qualidade dos requisitos previamente definidos pela sua empresa.

Além disso, amplie sua pesquisa com o auxílio da internet. Confira qual é o grau de avaliação do fornecedor em diferentes sites. Além do site oficial do futuro parceiro, é extremamente recomendável dar uma boa olhada em seus blogs e redes sociais.

Nesses últimos locais, atente-se aos comentários mais relevantes. Eles fornecem informações valiosas sobre a qualidade dos serviços e o modo como a organização lida com críticas.

Faça um comparativo de preços

Decisões precipitadas apresentam um risco considerável, pois elas costumam ser acompanhadas da ausência de informações necessárias a uma deliberação acertada. Uma boa resolução, por outro lado, indica que os elementos essenciais envolvidos foram considerados.

No caso dos fornecedores, estabelecer um comparativo dos preços ofertados por eles fundamental. A fim de não cometer equívocos, a base da análise de preços deve ser bem-criteriosa. Na prática, isso quer dizer que preço baixo não é sinônimo de má qualidade, assim como preços exorbitantes não garantem resultados excelentes.

O que você deve fazer é desconfiar das ofertas de serviços com preços extremamente abaixo da média do mercado. Ocasionalmente, o valor é usado apenas para atrair o contratante. Talvez, aquele preço interessante apresente certas limitações. Caso sua empresa exija caminhões com características específicas, o fornecimento recebe acréscimo.

Enquanto isso, o preço alto pode carregar uma mensagem oculta ligada ao processo de negociação entre contratante e contratada. Nessas circunstâncias, você deve ficar atento a práticas que preservem o controle financeiro de seu negócio.

Mantenha o cadastro atualizado

De tempos em tempos, é igualmente aconselhável observar o cadastro do quadro de fornecedores. O ideal é obter o maior número possível de informações sobre eles. Se há a intenção de expandir o negócio para determinado nicho, consulte o cadastro para confirmar quem pode atender à nova demanda. Ter o contato de um bom fornecedor poupa um tempo precioso e agiliza o início do fluxo operacional que está por vir.

Crie um histórico sobre o relacionamento

Esse histórico é importante para que você tenha uma dimensão maior a respeito das vantagens e desvantagens de cada parceria. Trata-se de uma forma inteligente de constatar se os resultados têm sido satisfatórios.

Ao pesar os prós e contras da relação, você consegue precisar se há um equilíbrio. Caso sua empresa esteja entregando mais e recebendo pouco em troca, uma revisão do grupo de fornecedores pode ser necessária. Contudo, lembre-se de evitar resoluções apressadas. Em vez disso, veja se as metas acordadas estão no ritmo desejado e de acordo as projeções feitas.

Tenha um controle das contas a pagar

Enquanto seu empreendimento monitora os parceiros, eles fazem o mesmo. Por isso, nunca perca de vista que o pleno controle dos fornecedores depende de pagamentos feitos dentro dos prazos acordados.

Para honrar os compromissos, certifique-se de que haja um bom planejamento financeiro. Se for necessário, não hesite em reformulá-lo. Um dos aspectos a serem avaliados é a distância entre os pagamentos dos clientes e a quitação dos débitos com os fornecedores.

Além disso, todo negócio está sujeito a gerenciar a inadimplência de sua clientela. Nessas situações, um bom trabalho de gestão deve recolocar as contas a pagar nos trilhos. Em último caso, veja a real necessidade de contratar uma assessoria de cobrança.

Faça, enfim, o que for preciso para honrar os compromissos financeiros com seus fornecedores, principalmente se eles proporcionarem um trabalho exemplar.

Fique de olho na qualidade dos produtos e serviços

O monitoramento dos fornecedores deve ser frequente. Uma forma eficaz de realizar esse processo de avaliação é por meio do uso de indicadores relacionados a:

  • volume de mercadorias entregues sem extravios;
  • índice de produtos devolvidos devido a avarias sofridas durante o transporte;
  • atendimento prestado pelos transportadores — sobretudo quanto ao suporte fornecido diante de problemas;
  • conformidade com o tempo de entrega.

Uma vez que um ou mais desses itens recebam um balanço negativo, é hora de conversar com o parceiro de negócio. Uma dica consiste em analisar se há um verdadeiro interesse em solucionar os entraves detectados.

Monitore o estoque

Por fim, outro fator preponderante para a gestão dos fornecedores é o monitoramento do estoque de sua empresa. É crucial que se estabeleça uma harmonia entre as vendas e a disponibilidade das mercadorias para entrega. Se o fornecimento falha, o negócio é prejudicado.

Além da diminuição de sua margem de lucro, a irregularidade das atividades exercidas pelos fornecedores também causa outras consequências. Diante de tudo isso, manter um pleno controle de fornecedores é vital para o crescimento financeiro de qualquer organização comercial.

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