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9 dicas sobre gestão do tempo e produtividade que precisa saber

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Seja na vida pessoal ou profissional, saber como administrar o seu tempo é uma qualidade fundamental para conseguir realizar os seus objetivos. Nesse contexto, vale de tudo, desde procurar por ferramenta e apps de gestão de tempo e produtividade até buscar métodos para aprender a lidar melhor com a administração de suas atividades.

Afinal, saber como controlar o tempo gasto em suas tarefas é um passo importante para ser mais organizado e mais produtivo, focando naquilo que é necessário.

Pensando nisso, aqui neste artigo, eu vou apresentar algumas dicas de métodos, ferramenta e apps que você pode usar para fazer a gestão do seu tempo. Confira!

1. Método Pomodoro

É um método bastante conhecido por aqueles que buscam produtividade e foco. Criado por Francesco Cirillo, essa técnica permite ao interessado dividir o tempo em blocos de 25 minutos.

Durante esse período, a pessoa deve trabalhar focada na sua tarefa, quando acabar, pode fazer uma pausa de 5 minutos. A cada quatro pomodoros, ele deve parar por um período maior de 30 minutos.

É uma estratégia interessante para manter o foco na hora da execução de atividades e as pausas ainda ajudam o cérebro descansar.

2. Método GTD (Getting Things Done)

Tem o objetivo de limpar o que está na mente e melhorar a capacidade de execução das atividades. O GTD é um método desenvolvido pelo escritor David Allen, dividido em 5 partes:

  • coleta: nesse passo, são capturados tudo o que for interessante para o projeto;
  • processamento: análise de tudo o que foi coletado e o que disso precisará de uma ação;
  • organização: as tarefas são organizadas e os prazos são determinados;
  • execução: este é o momento de efetuação das atividades;
  • revisão: aqui, as estratégias são revistas periodicamente, aplicando melhorias quando necessário.

3. Método 70-20-10

Ideal para administrar o tempo, essa metodologia consiste em dividir o tempo de execução de um trabalho em números percentuais. Portanto, a divisão fica 70% para as atividades-chave, isto é, aquelas que são fundamentais para que o trabalho seja concluído, 20% para pensar em pontos de melhorias para a execução das tarefas e 10% para uma revisão dos recursos tanto pessoais quanto profissionais para aumento da produtividade.

Esta é uma boa forma de gerir o tempo e, ainda, não deixar de buscar aperfeiçoamentos para a execução dos processos, criando um aumento de produtividade contínuo.

4. Aplicativo Todoist

Focado em lista de tarefas, o Todoist é como se fosse uma lista do que fazer, porém, no seu computador ou celular. Graças a isso, é possível acessar suas anotações de qualquer lugar.

A ferramenta ainda oferece a possibilidade de adicionar lembretes, dividir as demandas em categorias e compartilhar suas atividades com outras pessoas, se tornando um aplicativo bastante completo para aqueles que precisam se organizar. Tem uma versão gratuita e paga para assinantes.

5. Rescue Time App

Para quem trabalha diretamente com internet, o Rescue Time pode ser uma ferramenta fundamental para não perder o foco. Esse aplicativo permite que o usuário bloqueie sites e outros aplicativos que atrapalhem a sua produtividade. A interrupção de acesso pode ser parcial ou total, de forma que o utilizador navega na internet sem distrações.

O software também oferece um monitoramento de sites e aplicativos mais utilizados. Analisando o nível de tempo que se passa em cada local e mostrando todas essas informações através de um relatório.

As configurações também permitem que ele defina três distrações online e quais são as tarefas mais produtivas.

6. Things App

Uma ferramenta essencial para realizar seus projetos com mais agilidade. Esse é um sistema que utiliza o GTD como base. Nele é possível pegar uma tarefa complexa e dividi-la em pequenas partes. O usuário só precisa definir qual é a atividade e o prazo e o app dividirá em etapas, até que ela seja executada.

Agora que você conheceu alguns métodos e ferramentas sobre o assunto, nada melhor do que ampliar o seu conhecimento com alguns livros com noções mais aprofundadas. A seguir vamos conferir 3 opções.

7. SCRUM — A Arte de Fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo

Escrito por Jeff Sutherland, o livro SCRUM apresenta para o leitor um método desenvolvido pelo mesmo para tornar os processos de produção mais ágeis. Na metodologia, um projeto é dividido em pequenos ciclos, eles podem durar de uma a duas semanas.

Cada ciclo deve ter reuniões diárias a fim de analisar o que já foi feito e quais serão os próximos passos. Se algo não for feito até o final do prazo, deve ser registrado para ser executado depois.

O foco principal do SCRUM é a otimização da produtividade e a execução contínua de tarefas.

8. Tríade do Tempo

Escrito pelo especialista em produtividade, gestão de tempo e alta performance, Christian Barbosa, a obra apresenta o método de organização utilizado por ele. Nessa metodologia, o tempo é dividido em três partes: importante, urgente e circunstancial, de modo que cada atividade é encaixada em uma dessas categorias, proporcionando ao leitor a chance de equilibrar as prioridades de seu tempo, focando no que realmente é importante.

9. O Poder do Hábito

O repórter do jornal New York Times, Charles Duhigg, é o responsável pelo livro o Poder do Hábito. Nele, o autor faz uma imersão em como os hábitos funcionam e como é possível transformá-los.

Ele acredita que uma forma de saber o que não está fluindo na vida é entender quais são os nossos hábitos, de forma que, ao mudar os maus, é possível se tornar mais produtivo e gerenciar melhor o seu tempo.

Vimos alguns dos principais métodos e ferramentas para melhorar a gestão de tempo e produtividade. O importante aqui é procurar conhecê-los e avaliar o que pode funcionar melhor para a sua situação. Ao longo do post, eu procurei variar entre metodologias e ferramentas, então, você pode utilizá-las juntas para complementar a sua estratégia.

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