Como a sua empresa gerencia os dados de funcionários? Existem muitas estratégias que podem ser utilizadas para o gerenciamento de informações relacionadas ao colaboradores. Uma delas é a criação de um modelo de folha de pagamento.

Ter um modelo de folha de pagamentos auxilia o negócio a eliminar gastos, agilizar as rotinas administrativas e ter menos imprevistos. Além disso, torna o fluxo de trabalho mais simples e produtivo.

Quer saber mais sobre o tema e como estruturar um bom modelo de folhas de pagamento? Então veja o post a seguir!

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é o documento utilizado por empresas para contabilizar os valores que devem ser pagos a trabalhadores, colaboradores, freelancers e prestadores de serviços contratados de forma terceirizada. Esse é um documento fundamental para o negócio, pois registra cada pagamento feito a pessoas que prestaram serviços para a companhia em um determinado período.

Uma folha de pagamento deve ser elaborada mensalmente. A sua criação é uma exigência legal, determinada por meio do art. 225 do Decreto nº 3.048/99. A empresa é obrigada a manter uma cópia em seus arquivos e entregar outra ao profissional para conferência posterior.

Não há a obrigação de seguir um modelo próprio. A empresa é obrigada apenas a manter um conjunto específico de informações que facilitam a gestão de informações. Portanto, a elaboração de um modelo de folha de pagamentos pode ser feito com sintonia em relação à linguagem visual da companhia.

Por conter todos os dados de remunerações, a folha de pagamento merece uma atenção especial da empresa. Nela, por exemplo, estão listados os tributos trabalhistas colhidos pela companhia. Isso auxilia a gestão tributária a desempenhar um trabalho de maior qualidade, com menos erros e alinhado com todas as normas do setor em que a companhia se encontra.

A folha de pagamento, se bem gerenciada, também auxilia a empresa a cortar gastos. O gestor poderá rastrear remunerações com valores muito altos, erros no pagamento ou impostos não coletados facilmente. Dessa maneira, os processos podem ser otimizados para serem precisos e econômicos.

O que não pode faltar no seu modelo de folha de pagamento?

Como apontamos, a folha de pagamento contém uma série de dados úteis para verificar e validar as remunerações que são entregues para os colaboradores. Veja a seguir os principais registros que não podem faltar em sua folha de pagamento!

• dados básicos do funcionário: nome, setor e cargo devem ser facilmente acessíveis na sua folha de pagamento;
• remunerações: todas as remunerações devem ser listadas de modo detalhado, incluindo bônus, horas extras, participações em lucro, salário bruto, salário líquido e outros proventos;
• descontos: os descontos que são aplicados na remuneração do profissional (como vale transporte, vale alimentação, participação em planos de saúde, faltas e atrasos) também são listados na folha de pagamento;
• parcelas que não fazem parte da remuneração: auxílios como os relacionados a viagens e demais ajudas de custo também são inseridos na folha de pagamento;
• adicionais relativos ao cargo, como adicionais de insalubridade e periculosidade;
• remunerações variáveis;
• base de cálculo do FGTS;
• deduções de benefícios legais, como INSS, contribuição sindical e IRRF.

Todos esses dados são listados para auxiliar o time de gestão administrativa a trabalhar com mais agilidade e precisão. Eles também são úteis para garantir que a empresa possa encontrar novas formas de otimizar o seu orçamento, evitar falhas no pagamento de tributos e benefícios trabalhistas, cortar gastos e manter um acompanhamento sobre os custos de manutenção da equipe.

Por que ter um modelo de folha de pagamento é importante?

As folhas de pagamento de uma empresa são utilizadas em rotinas administrativas, fiscais e contábeis. Com elas, a empresa tem acesso rápido a todos os dados financeiros que envolvem a prestação de serviços de um profissional, assim como informações básicas sobre o colaborador. Isso torna mais fácil e eficiente a conferência de dados, evita o pagamento de multas e garante mais agilidade no dia a dia do negócio.

Justamente por isso, a empresa deve, preferencialmente, adotar um modelo de folha de pagamento que seja aplicável a todas as rotinas da companhia. Um modelo único agiliza qualquer rotina que trabalhará com esse arquivo, uma vez que a inserção, correção, verificação e validação dos dados será padronizada. Dessa maneira, o negócio pode eliminar gastos e aumentar a qualidade das suas rotinas administrativas.

Como utilizar a tecnologia para otimizar a emissão de folhas de pagamento?

No gerenciamento das folhas de pagamento, sistemas tecnológicos podem ser de grande ajuda para empresas. A ferramenta certa auxilia times administrativos a emitir dados com mais agilidade, precisão e automação. Além disso, evita erros e melhora a integração entre os times.

Um software de dados administrativos com recurso de gerenciamento e emissão de folhas de pagamento pode coletar os dados de profissionais automaticamente em outras aplicações, efetuar cálculo de descontos e validar os valores a serem pagos. Como consequência, os profissionais do setor de recursos humanos, contabilidade e financeiro poderão focar mais em rotinas estratégicas e garantir um atendimento mais eficiente para os profissionais internos.

As rotinas administrativas de uma empresa brasileira são conhecidas pelo nível de complexidade. Negócios devem lidar com o pagamento de diferentes impostos, leis que são alteradas regularmente e marcos legais relativos ao setor em que ele se encontra.

Mas como qualquer erro pode levar a um aumento de gastos e até mesmo o pagamento de multas, o cuidado nesse tipo de processo é fundamental. Isso pode passar, por exemplo, pela criação de um modelo de folha de pagamento.

Ter uma forma padronizada para gerenciar essa atividade permite que a companhia poupe tempo na gestão de dados dos funcionários e evita que uma série de erros passem ignorados. Dessa forma, a empresa pode poupar recursos e garantir mais eficiência administrativa em seu dia a dia. Diante disso, sempre opte por ter um modelo folha de pagamento para melhorar o dia a dia da empresa!

O que você faz no seu dia a dia para manter processos administrativos no seu dia a dia? Compartilhe as suas estratégias com a gente nos comentários!