Orçamento base zero: como funciona esse tipo de planejamento?

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O orçamento base zero (OBZ) é uma metodologia que projeta despesas, custos e receitas sem considerar as atividades anteriores do negócio. Dessa forma, os gestores conseguem controlar e organizar melhor os gastos da empresa, de modo a criar condições e ter elementos mais concretos para avaliar suas finanças de maneira eficiente.

Um dos seus principais objetivos é separar cada departamento em um centro de custos para detalhar os gastos previstos e, inclusive, diminuir os desperdícios. Com isso, o gestor consegue verificar e avaliar a ocorrência de excessos e, assim, analisar a necessidade de realizar determinados gastos.

Quer saber mais sobre essa metodologia? A seguir, explicarei se o orçamento base zero é eficaz e quais são as vantagens que ele proporciona. Acompanhe!

Como o OBZ funciona?

Ao estruturar o seu orçamento base zero, você precisa passar por algumas etapas. Abaixo, listei as principais. Confira!

Preparação

A preparação é o primeiro passo para executar o OBZ no seu negócio. Reunir e treinar todos os gestores é essencial para garantir a eficiência nos processos. Nesse sentido, é importante mostrar detalhadamente como a metodologia funciona e, então, conscientizá-los sobre a necessidade de apresentar uma visão verdadeira e imparcial das necessidades de cada setor.

Ainda, explique que a redução de custos de cada departamento trará benefícios para a empresa como um todo, isto é, todos terão vantagens reais ao aplicar essa metodologia da maneira adequada.

Segmentação

Cada departamento da empresa tem suas diferentes necessidades, certo? Sendo assim, agora você precisa separá-los em grupos orçamentários para verificar quais são suas metas e carências. Dessa maneira, a empresa consegue definir resultados financeiros para cada setor e, inclusive, criar estratégias eficientes para atingir suas metas e desenvolver seu capital intelectual e humano.

Definição de limiar

Limiar é a definição de um valor mínimo que cada departamento precisará para realizar a operação das suas atividades rotineiras. Nesse sentido, após a realização do planejamento estratégico e levantamento das necessidades de cada setor, você precisa definir o limiar para que eles possam trabalhar sem extrapolar o orçamento da empresa.

Classificação de despesas de cada setor

Nesse momento, os gestores de todos os departamentos da empresa reúnem-se para avaliar as projeções e necessidades financeiras de cada setor. Sendo assim, cada responsável deve apresentar dados para serem analisados e para possibilitar a votação de todos os envolvidos. Dessa forma, será possível definir o orçamento de cada setor sem prejudicar as finanças do negócio. Também é preciso destacar que nessa etapa todas as opiniões não muito bem-vindas, por isso, não deixe de ouvir os pontos de vistas de cada gestor.

No entanto, lembre-se de que cada ponto de vista precisa ser consistente e oportuno, isto é, cada gestor precisa justificar cada necessidade apresentada, de modo a convencer os demais envolvidos na tomada de decisão.

A definição orçamentária precisa ser baseada nos seguintes aspectos:

  • custos variáveis;
  • projeções de vendas;
  • investimentos operacionais;
  • despesas operacionais.

Como o OBZ se difere do orçamento tradicional?

No caso do orçamento tradicional, os gastos realizados no ano anterior servem como base para o próximo ano. Essa metodologia pressupõe que um negócio não sofre muitas mudanças de um ano para outro, por isso considera as despesas anteriores.

Assim sendo, o orçamento anterior só passa por modificações se houver reivindicações (como aumento de salários) e novas análises. Em situações como essas, por mais que as alterações sejam analisadas, o gasto que foi registrado no ano anterior é mantido.

Já no orçamento base zero é trabalhado um conceito diferente. Aqui a metodologia presume que a quantidade de recursos que será usada no próximo ano deve iniciar do zero, não considerando o que foi gasto no ano anterior.

Por que o orçamento base zero é eficaz?

O orçamento base zero considera que o cenário competitivo muda drasticamente e constantemente, por esse motivo, é preciso fazer com que os gestores repensem suas ações dentro da empresa e adaptem seu orçamento de acordo com as exigências do mercado.

Dessa forma, a busca pela otimização dos custos se torna mais eficiente, pois a empresa consegue fazer com que cada vez mais os gestores se comprometam com as novas estratégias orçamentárias e, também, com os resultados.

Quais as vantagens dessa metodologia?

Agora que você já entendeu o que e como funciona o orçamento base zero, é necessário saber o que a sua empresa tem a ganhar com essa metodologia. Veja!

Possibilidade de monitoramento de gastos

O orçamento base zero permite que a empresa tenha um maior controle dos gastos. Por meio de uma visão holística, é possível identificar gargalos que impedem o bom desenvolvimento do negócio, e isso é feito pelo gestor de cada departamento, que conseguirá monitorar os gastos e colocar em prática ações que visam beneficiar as finanças da organização.

Gastos supérfluos são muito comuns nas empresas que não têm um controle eficiente dos seus custos. Com o orçamento base zero, você consegue diminuir os desperdícios de maneira menos arriscada e mais simples, tendo em vista que essa metodologia baseia-se na análise profunda do orçamento empresarial.

Dessa forma, é possível destinar os investimentos para as atividades que realmente são importantes para o desenvolvimento do negócio, sem fugir do que foi proposto no planejamento estratégico.

Estímulo às alternativas criativas

Você sabia que o OBZ estimula a criatividade? Isso mesmo! Como o gestor precisa reformular a forma como gere seus recursos, eles são motivados a buscar diferentes alternativas para fazer melhor uso do orçamento disponível. Consequentemente, cada vez mais surgem ideias inovadoras que proporcionam ótimos resultados para o negócio, sem colocar em risco as finanças da empresa.

Gostou da metodologia do orçamento base zero? Reúna-se com a sua equipe e avaliem a possibilidade de implementá-la no seu negócio. As finanças de uma empresa são um dos principais pilares que a ajudam a se manter em pé e competitiva no mercado, por isso, é fundamental dar uma atenção especial aos gastos da organização para otimizar todo o setor financeiro e outros departamentos.

Depois de entender como funciona o orçamento base zero, é hora de saber quais são as boas práticas de um controle de custos estratégico. Boa leitura e até a próxima!

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