Aprenda como fazer uma organização de documentos eficiente

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Organizar de maneira funcional todos os documentos de uma empresa às vezes torna-se um desafio para os gestores. Tanto em formato digital quanto impresso é preciso manter uma organização que auxilie no dia a dia de trabalho, facilitando o acesso a dados importantes.

Dessa forma, a organização de documentos, como notas fiscais e contratos, é essencial para ter o controle de seu negócio. Com uma organização eficiente desses itens fica mais fácil encontrá-los quando necessário, otimizando o tempo dos colaboradores. Afinal, como é possível organizar de maneira correta para encontrar o que você precisa rapidamente?

Selecionamos dicas úteis que contribuem para sua empresa ter uma organização adequada. Continue a leitura para conferir!

Separe em categorias

Quando você separa os documentos de acordo com as categorias fica mais fácil encontrar o que deseja, sem muito esforço. É importante entender quais são as maneiras mais relevantes para sua empresa e quais são as atividades que se encaixam na realidade do negócio. Uma sugestão é organizar seguindo a ordem de clientes ou assuntos específicos e, então, criar subcategorias, caso seja necessário.

Busque criar categorias que sejam eficientes para a rotina da empresa e que apresentam uma definição clara e objetiva, evitando transtornos para os funcionários. Assim, torna-se mais fácil para a equipe memorizar o local fixo de cada tipo de documento e otimiza os processos da empresa.

Analise a temporalidade

Guardar uma grande quantidade de documentos nem sempre é sinal de organização. É preciso selecionar o que deverá ser guardado de acordo com a temporalidade, ou seja, a partir de determinado período não é mais necessário armazenar alguns documentos e o mais indicado é fazer o descarte para não acumular papeis que não tenham utilidade.

Fazer essa análise periodicamente e descartar aqueles itens que não são mais úteis é positivo para manter um padrão de organização em seu negócio. Essa estratégia também gera mais espaço para outros documentos recentes que precisam ser arquivados e, muitas vezes, são esquecidos por causa do acúmulo de materiais.

O primeiro passo é entender quanto tempo é recomendado que cada modelo de documento seja guardado. Por exemplo, as notas fiscais precisam ser armazenadas por 10 anos, já os extratos bancários até cinco anos. Uma sugestão é ter uma tabela especificando a validade de todos os tipos e registrar a data de emissão.

Conte com um software específico de gestão

A tecnologia tem sido bastante útil quando falamos sobre organização de documentos. Com o auxílio de softwares específicos, você pode gerenciar todos os itens relevantes para a sua empresa. Dessa maneira, não é necessário ter um local físico para acessar dados e informações importantes, pois com a ferramenta é possível organizar uma quantidade significativa de documentos em um espaço digital.

Alguns softwares e sistemas ajudam na emissão de documentos fiscais e outras informações, contribuindo para o gerenciamento eficiente desses arquivos.

Outra vantagem é a possibilidade de encontrar os documentos em qualquer lugar e independentemente do horário, já que os profissionais podem visualizar o que precisam de forma remota.

Escolha um software que esteja realmente alinhado às suas necessidades e que tenha as funções que são relevantes para sua empresa. Contar com o armazenamento em nuvem, por exemplo, é uma funcionalidade que tem grande importância e pode ser um critério de análise ao contratar uma ferramenta.

Além de possibilitar o acesso em qualquer local, os documentos armazenados na nuvem estão seguros e os ricos de perdê-los é mínimo.

Defina locais específicos para armazenar o documento

Uma falha que algumas empresas cometem é não determinar um local fixo para o armazenamento de documentos. Isso gera vários problemas e influencia na organização do time porque quando não foi definido com clareza um espaço para guardar esses materiais, os colaboradores sentem dificuldade para identificar o lugar correto de cada item.

Em situações que é necessário encontrar um dado rapidamente, a falta de um local fixo pode atrasar processos da organização e gerar conflitos entre a equipe. Por outro lado, a empresa que conta com um ambiente específico direcionado para o armazenamento de documentos fiscais e administrativos tem uma série de vantagens, como aumento da produtividade.

O tamanho do espaço precisa ser definido pensando na quantidade de documentos existentes. Quando se trata de empresas maiores e com um fluxo alto de contratos, comprovantes e demais materiais o local reservado precisa ser compatível. Em alguns casos, há a necessidade de manter uma sala somente para tais documentos e quando eles estão centralizados e organizados fica mais fácil encontrá-los.

Lembre-se de que os arquivos digitais também contam e, por isso, é essencial fazer a organização de documentos em um único espaço, seja no armazenamento em nuvem, softwares ou pastas específicas para cada tipo.

Avalie a segurança

A segurança é um dos pontos principais ao realizar a gestão de documentos e organizá-los em sua empresa. Os riscos envolvendo os dados do negócio existem e, então, é cada vez mais importante ter cuidado ao armazenar os documentos.

Como mencionamos, o serviço de armazenamento em nuvem é bastante seguro e conta com benefícios em longo prazo. Um aspecto é que as chances de perder esse arquivo são mínimas, e mesmo após um longo período de tempo você tem acesso ao documento.

Portanto, considerar critérios de segurança é fundamental para o sucesso de sua empresa e até mesmo para evitar multas em caso de perda ou extravio de um documento. Nesse sentido, é importante optar por ferramentas e métodos que ofereçam menores riscos envolvendo dados bancários, por exemplo.

Fazer a organização de documentos é um fator relevante em seu negócio e precisa fazer parte da rotina da empresa. Afinal, o arquivo adequado destes materiais auxilia em processos do dia a dia e evitam que multas sejam aplicadas devido à desorganização do espaço. Ao longo do post, vimos que há diversas formas de arquivamento, como serviço em nuvem e pastas específicas para guardar documentos. Portanto, é indispensável entender quais é a necessidade de sua empresa e a quantidade de arquivos que precisa ser armazenada.

O que achou desta leitura? Se você ainda tiver alguma dúvida ou informação para compartilhar, comente abaixo!

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