A duplicata escritural é um documento muito importante no meio empresarial e tem relevância para todos os envolvidos. Esse documento fiscal é exigido pela legislação e traz dados centrais para a área fiscal e contábil.

Ela surgiu para atualizar a maneira como a duplicata convencional pode ser utilizada, trazendo mais modernidade e eficiência para os envolvidos. Portanto, ao conhecê-la você também poderá reduzir custos sem descumprir as regras legais.

Quer entender melhor? A seguir, você aprenderá o que é e como funciona a duplicata escritural. Continue a leitura e saiba mais!

O que é e como funciona uma duplicata?

Antes de conhecer a duplicata escritural, é preciso entender como funciona a sua versão tradicional. Ela se define por um título de crédito que representa a relação de credor e devedor entre duas partes.

Quando uma duplicata é lançada, o devedor tem a obrigação de honrar o pagamento relacionado à determinada transação. Dessa forma, ele precisa cumprir os valores e o prazo determinado pelo combinado entre as partes.

A duplicata é bastante utilizada no comércio e entre relações de fornecimento de matérias-primas e mercadorias. Apesar de ser mais presente em grandes empresas e negociações mais volumosas, todos podem utilizá-la.

No entanto, existem regras legais para que ela seja válida e aplicável. Quem define essas normas é a Lei n.º 5.474 de 1968, também chamada de lei das duplicatas, pois instituiu a sua utilização em nosso país.

Uma das normas é que a duplicata deve ser sempre emitida pelo credor, contendo o valor global da negociação e da dívida, além do prazo de vencimento. Ainda, ela deve ter base na fatura de serviços que foi lançada com aquela negociação.

Além desses, existem dados obrigatórios para que o documento seja considerado uma duplicata. Veja só quais são:

  • qualificação de duplicata, data de lançamento e número de ordem;
  • nome completo e endereço residencial do vendedor e comprador;
  • valor total da dívida representada na duplicata;
  • data de vencimento do pagamento ou declaração de pagamento à vista;
  • assinatura do devedor com declaração de que as informações estão corretas;
  • número da fatura de serviços vinculada àquela duplicata;
  • assinatura do emissor da duplicata — o vendedor.

Caso um desses dados não esteja presente, o documento não será caracterizado como uma duplicata. Então pode não ter valor para cobranças posteriores e não servir como um título executivo.

O que é uma duplicata escritural?

A duplicata escritural foi regulamentada pela lei n.º 13.775 de 2018 — portanto, 50 anos após a duplicata tradicional. Contudo, a lei só passou a valer no ano de 2019, quando entrou oficialmente em vigor.

Esse tipo de duplicata, na verdade, somente atualizou e criou uma nova forma de emissão das duplicatas tradicionais. Dessa maneira, não houve a criação de um novo título executivo ou documentos relativos ao crédito.

Assim, a duplicata escritural tem as mesmas regras e mesmo funcionamento da versão tradicional. No entanto, ela permite que o registro do documento se dê de forma eletrônica. Logo, não é mais necessário utilizar documentos físicos e versões impressas da duplicata.

Nesse sentido, é importante entender que o Código Civil de 2002 já previa a possibilidade de os títulos executivos pudessem ser digitalizados. No entanto, como a tecnologia ainda não era tão avançada, faltava uma regulamentação mais prática.

Por isso, somente em 2019 a duplicata estrutural foi instituída como um documento oficial que constitui crédito e pode ser emitida por meios eletrônicos.

Como ela funciona?

As regras de funcionamento das duplicatas sob forma escritural estão dispostas na legislação que as criou. Conforme a lei, a emissão se dá mediante o lançamento em sistema eletrônico de escrituração próprio para isso.

Esses sistemas precisam ser administrados por entidades que realizem a atividade de escrituração de duplicatas escriturais. Elas devem ser autorizadas por entidades da administração federal, com reconhecimento para esse serviço.

Essa lei também traz os aspectos que precisam ser escriturados no sistema para que a duplicata tenha validade. Confira a lista:

  • apresentação, aceite, devolução e formalização da prova do pagamento;
  • controle e transferência de titularidade;
  • prática de atos cambiais sob a forma escritural;
  • informações a respeito de ônus e gravames a respeito das duplicatas;
  • dados, indicações ou declarações sobre a operação que serviu de base para a emissão da duplicata.

A respeito das exigências de informações para validade da duplicata, elas são as mesmas da sua forma física. Portanto, o sistema utilizado deve se adequar a essas regras para que o documento possa ser utilizado com regularidade.

Também vale saber que, por tratar-se de um título de dívida, é fundamental que ele proporcione meios de comprovação da obrigação, como a realização do serviço ou o pagamento. Então o sistema de escrituração precisa oferecer mecanismos para essas provas.

Como você pode ver, a duplicata escritural depende de um sistema próprio para sua emissão. No entanto, é possível comprovar a venda de produtos, serviços prestados e pagamentos de forma semelhante às duplicatas comuns.

Quais são os benefícios da duplicata escritural?

Com a evolução tecnológica dos últimos tempos e a digitalização de diversas obrigações fiscais — como o eSocial —, a necessidade de documentos digitais é visível. Por isso, as duplicatas físicas, em que as partes precisavam escrever todos os dados de acordo com a nota estão em desuso.

No entanto, ainda é necessário um controle oficial para que os títulos de crédito tenham validade e não sejam fraudados. Dessa forma, a duplicata escritural chegou ao sistema como uma maneira de modernizar rotinas antigas.

Com ela, é possível substituir registros financeiros tradicionais e centralizar dados em relação às negociações realizadas. Ainda, com o sistema utilizado, as escrituradoras poderão realizar o registro dessas duplicatas e controlar o caminho daquela relação de crédito.

Portanto, existem diversas vantagens em utilizar esse novo modelo de documentação. A primeira delas é o combate à fraude que pode existir nessas negociações. Isso se dá, principalmente, em relação à sonegação fiscal.

Ademais, as empresas conseguem otimizar o seu fluxo de caixa por conta do maior controle. Outro benefício é que também ficará mais fácil ter acesso a crédito, tendo em vista que a documentação de todas as transações e pagamentos será centralizada.

Como você viu, a duplicata escritural trouxe modernidade e melhor controle para as empresas. Vale lembrar que controlar os recebíveis é importante para a saúde financeira do negócio — e o sistema eletrônico facilita essa função. Portanto, vale a pena considerá-la!

Quer acompanhar informações importantes e conhecer soluções para a sua empresa? Então siga a Multiplike no Facebook, Instagram, LinkedIn e Twitter!