Gestão de folha de pagamento: como fazer na sua empresa?

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Um dos aspectos fundamentais na gestão de qualquer equipe é saber como fazer a folha de pagamento. Afinal, ela documenta todos os aspectos envolvidos na remuneração dos funcionários. Sem um controle eficiente, confiável e otimizado, as empresas podem ter muitos prejuízos.

Por exemplo, problemas no fluxo de caixa, baixa retenção de funcionários, baixo envolvimento nas atividades e, até mesmo, processos trabalhistas — que podem causar danos à reputação da empresa. Assim, é essencial que o gestor busque otimizar essa tarefa.

Neste artigo, você verá dicas de como fazer uma gestão eficiente da folha de pagamento. Confira!

O que é gestão de folha de pagamento?

Antes de entender o significado de gestão de folha de pagamento, é importante saber o que é esse documento. Também conhecida como holerite, ela é um documento mensal que traz todas as informações sobre a remuneração dos funcionários.

Isso significa que todos os eventos trabalhistas de um determinado período devem estar registrados. É o caso de:

  • Salário-base;
  • Férias;
  • Descontos (vale transporte, contribuição sindical, convênio médico);
  • Horas extras;
  • Rescisões;
  • INSS;
  • Imposto de Renda;
  • Adicionais (trabalho noturno, periculosidade, descanso semanal remunerado, etc).

Com isso, é possível organizar os pagamentos e evitar que a empresa tenha problemas de qualquer ordem trabalhista. Depois de entender o que é folha de pagamento, fica mais fácil compreender o conceito de gestão desse documento.

A gestão de folha de pagamento é o processo que consiste em administrar esses registros financeiros. Logo, trata-se de um procedimento complexo que exige cuidados, pois influencia no fluxo de caixa da empresa e na sua relação com os trabalhadores.

Qual a importância de uma boa gestão de folha de pagamento?

Agora que você já sabe o que é gestão de folha de pagamento, é hora de descobrir qual a sua importância para as empresas.

A folha de pagamento é um procedimento complexo, pois envolve muitos cálculos e conhecimento prévio sobre legislação e direitos trabalhistas. Por isso, não é incomum que equívocos ocorram durante a elaboração desse documento.

Por exemplo, erros nos cálculos podem ser prejudiciais tanto para a empresa quanto para o funcionário. Em muitos casos, ela pode pagar valores acima do devido — prejudicando o seu fluxo de caixa.

Por outro lado, o funcionário também pode estar recebendo uma remuneração indevida devido a descontos calculados de forma equivocada. Nesse caso, a situação pode envolver problemas relacionais e financeiros até ser resolvida.

Outro erro que pode ser cometido na gestão de folha de pagamento é a falta de recolhimento do INSS e de Imposto de Renda. Como resultado, a empresa está passível a sofrer processos trabalhistas — o que traz prejuízos e pode causar danos à sua reputação.

Dessa maneira, fazer um bom gerenciamento da folha de pagamento pode evitar muitos problemas e mal-entendidos, que prejudicariam o seu negócio. Além disso, a boa prática contribui para melhorar a eficiência da gestão financeira.

Como fazer a gestão da folha de pagamento de seus funcionários?

Você já entendeu como a gestão de folha de pagamento funciona e qual a importância desse processo para a empresa. Então veja algumas dicas de como fazer uma gestão eficiente do documento:

Faça um planejamento das despesas

Fazer uma projeção das despesas permitirá que o gestor tenha clareza sobre quais são os compromissos financeiros do negócio. É possível, por exemplo, saber se precisa de uma linha de crédito especial, caso seu capital de giro esteja baixo.

Com isso, também são evitados erros na elaboração da folha de pagamento. Portanto, pense em todos os custos — inclusive aqueles pagos anualmente, como décimo terceiro e férias. Então monte um cronograma para acompanhar o pagamento das despesas e mantenha registros financeiros.

Controle as horas trabalhadas pelos funcionários

Para garantir que não haja erros no cálculo do salário do trabalhador, é fundamental controlar o ponto dos funcionários. Afinal, a folha de pagamento é elaborada, sobretudo, com base nas horas trabalhadas.

Com um bom sistema de controle de ponto, é possível acompanhar os dados com mais precisão. Isso porque ele fornece informações confiáveis sobre o cumprimento de entradas, intervalos e saídas, que ficam armazenadas no próprio sistema e também podem ser impressas.

Fique atento às mudanças na equipe e na legislação

Mudanças — tanto na estrutura interna da empresa quanto na legislação trabalhista e fiscal — afetam a folha de pagamento. Por exemplo, se o gestor não estiver atento às promoções de funcionários poderá deixar de pagar o novo salário e os benefícios condizentes com a nova posição.

Além disso, não acompanhar as mudanças na legislação pode gerar problemas. Um exemplo é a adoção do eSocial, que digitalizou e automatizou a gestão de folha de pagamento — tornando, assim, a prestação de contas mais rígida.

Monte um plano de cargos e salários

Ter uma estrutura bem definida e padronizada é mais um ponto essencial quando se trata de elaborar a folha de pagamento. Afinal, ao saber o cargo que o trabalhador ocupa, com suas respectivas remunerações e bônus, o gestor tem acesso às informações corretas.

Assim, ele evita que sejam lançados dados errados no holerite. Além disso, com um plano de cargos e salários do quadro de funcionários, é mais fácil saber acompanhar quantas pessoas trabalham na empresa. Isso permite manter o controle financeiro e saber a hora certa de ampliar sua equipe.

Estabeleça uma rotina para o processo de pagamento

Como a rotina de gestão costuma ser intensa, é fundamental que se organize cada etapa que envolve a folha de pagamento. Portanto, defina datas e prazos para a elaboração do documento, a entrega dos holerites de pagamento e o depósito do salário.

É importante ressaltar que a entrega do holerite de pagamento é obrigatório por lei, seja em versão impressa ou online. O documento é essencial para comprovar que tudo foi realizado corretamente, respeitando as diretrizes da lei trabalhista.

Como você viu, saber como fazer a gestão de folha de pagamento é uma atividade indispensável para a saúde financeira de qualquer empresa. E mais ainda para uma boa relação entre ela e os seus funcionários. Por isso, evite problemas trabalhistas ou fiscais mantendo a tarefa sob controle!

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